Kids Note ERP
Year
Client
Type
Role
Credits
Client
Type
Role
Credits
Aug 2023
Kids Note
App
Ul 90%, UX 80%
Wanu Bak Design
Yuju Cho Design
Hwanyoung Choi Development
Woohyun Lee Development
Hyojeong Lee Plan
Kids Note
App
Ul 90%, UX 80%
Wanu Bak Design
Yuju Cho Design
Hwanyoung Choi Development
Woohyun Lee Development
Hyojeong Lee Plan
카카오 공동체인 ‘키즈노트’의 ERP 서비스 ‘전자문서+’는 유치원과 어린이집 등 영유아 교육기관의 서류 작업을 디지털화하여 업무 효율성을 높이고 편의성을 제공하는 플랫폼이에요.
현재 키즈노트는 40,000명 이상의 교사와 1,500개 이상의 기관에서 사용 중이지만, 지난 1년간 사용자 이탈 및 CS가 인입량 증가 해결을 위한 추가 분석 후 고도화를 통해 더 나은 서비스를 제공하고자 해요.
현재 키즈노트는 40,000명 이상의 교사와 1,500개 이상의 기관에서 사용 중이지만, 지난 1년간 사용자 이탈 및 CS가 인입량 증가 해결을 위한 추가 분석 후 고도화를 통해 더 나은 서비스를 제공하고자 해요.
전자문서+의 문서함 이용률은 2022년 오픈 이후, 지난 1년간 30%이상 지속적으로 하락했어요. 전자문서+ PV는 근소한 수준으로 높았으나, 문서함 목적에 도달하는 데이터는 지속적으로 하락하고 있었어요.
이 문제점 파악을 위해 키즈노트 ERP 사용 경험 여부와 전환 여부를 기준으로 총 4개 그룹*을 구성해 인터뷰를 진행했어요. 실제 현장 관계자의 의견과 경험을 토대로, 실질적인 ERP 사용의 어려움과 니즈를 도출했어요.
이 문제점 파악을 위해 키즈노트 ERP 사용 경험 여부와 전환 여부를 기준으로 총 4개 그룹*을 구성해 인터뷰를 진행했어요. 실제 현장 관계자의 의견과 경험을 토대로, 실질적인 ERP 사용의 어려움과 니즈를 도출했어요.
실제 화면을 직접 사용하며 불편이 반복되는 이유를 분석했어요. 일부 기능은 존재했지만, 실제 업무 환경과 맞지 않아 에디터를 사용하기 위해 추가로 학습해야 하는 상황이었어요. 또한, 데이터가 연동되지 않아 키즈노트 앱에서 입력한 정보를 ERP에서 다시 작성해야 했고, 작성–저장–출력 과정이 분리되어 있어 사용자의 탐색 과정이 불필요하게 길어지고 있었어요.
결국 문제는 개별 화면 자체보다 흐름과 사용성 전반에서 발생하는 구조적 한계에 있었어요. 이 근본적인 원인을 해결하지 않으면, 어떤 단일 화면을 개선하더라도 동일한 비효율이 반복될 수밖에 없는 상태였어요.
결국 문제는 개별 화면 자체보다 흐름과 사용성 전반에서 발생하는 구조적 한계에 있었어요. 이 근본적인 원인을 해결하지 않으면, 어떤 단일 화면을 개선하더라도 동일한 비효율이 반복될 수밖에 없는 상태였어요.
키즈노트 웹 패턴과 다양한 환경에 익숙하게 설계해 추가로 학습할 필요 없이 간편하게 데이터를 입력하고 이미 과중되어 있는 행정업무에 효율을 줄 수있도록 목표를 수립했어요.
기존의 문서함은 이미 학습된 사용자의 사용성를 고려해 유지하며, 실제 평가제에 필요한 행정 서류들은 별도의 학습이나, 편집 프로그램 없이 편집, 수정할 수 있도록 업무 효율성 증대를 기반으로 개선했어요.
사용자는 직관적으로 메뉴에 진입하여 마치 회원정보를 입력하듯 필요한 필드에 내용을 입력할 수 있어요. 이어서, 실제 편집 과정에서는 서류를 작성하고 저장하는 단계까지 맥락이 그대로 지속될 수 있도록 이전보다 간단하고 명확한 플로우로 서비스의 위계가 잘 나타낼 수 있도록 개선했어요.
사용자는 직관적으로 메뉴에 진입하여 마치 회원정보를 입력하듯 필요한 필드에 내용을 입력할 수 있어요. 이어서, 실제 편집 과정에서는 서류를 작성하고 저장하는 단계까지 맥락이 그대로 지속될 수 있도록 이전보다 간단하고 명확한 플로우로 서비스의 위계가 잘 나타낼 수 있도록 개선했어요.
이전까지는 한정된 기능으로 별도 프로그램 사용하거나 키즈노트에서 제공되는 문서함 에디터를 통해 수기로 입력해야 했던 불편함이 반복되었어요. 개선된 키즈노트 전자문서+는 키즈노트 앱에서 작성한 모든 정보를 언제든 PC 서류 작성 과정에서 불러올 수 있어 간편하고 빠르게 작성할 수 있게 되었어요.
정부기관의 어린이집 평가제 준비를 위해 필수 서류를 모두 서식화해 간편하게 작업하고 출력 및 다운로드 또한 가능해졌어요. 각 원에서 개별적으로 사용하는 문서는 기존 문서함에서 에디터를 통해 이전과 같이 이어서 편집할 수 있기 때문에 고도화 된 키즈노트 전자문서+ 하나로 행정업무를 해결할 수 있어요.
지난 3개월의 짧은 프로젝트 기간 빠르게 고민해야 했던 프로젝트가 성공 지표에서 크게 개선 된 결과를 보여주었어요! 계속해서 사용자의 불편함을 해결하고 목적에 맞는 제품이 될 수 있도록 추가 서식 업데이트 반영 등을 통해 지속적으로 고민하고 있어요.
문서·서식 편집이라는 영역을 처음 다루며 단순 기능을 디자인하는 데서 끝나지 않고, 업무 구조 전반을 이해하는 일이 얼마나 중요한지 배울 수 있었어요. 사용자 인터뷰를 통해 반복 입력, 일관적이지 않은 플로우, 복잡한 구조와 같은 문제를 발견했고, 기능 개선뿐 아니라 정보 구조 자체를 다시 바라보는 계기가 되었어요.
작은 범위였지만, 다음에는 업무 구조 전반을 아우르는 더 큰 설계를 해보고 싶다는 필요성을 느꼈어요.
문서·서식 편집이라는 영역을 처음 다루며 단순 기능을 디자인하는 데서 끝나지 않고, 업무 구조 전반을 이해하는 일이 얼마나 중요한지 배울 수 있었어요. 사용자 인터뷰를 통해 반복 입력, 일관적이지 않은 플로우, 복잡한 구조와 같은 문제를 발견했고, 기능 개선뿐 아니라 정보 구조 자체를 다시 바라보는 계기가 되었어요.
작은 범위였지만, 다음에는 업무 구조 전반을 아우르는 더 큰 설계를 해보고 싶다는 필요성을 느꼈어요.